お客様の個人情報の扱い、今のままで大丈夫か不安になっていませんか？
今の保管のしかたを伝えるだけで、見直すポイントを一緒に整理します
更新日 2026年10月26日
結論
小さな会社の個人情報管理は、まず「どこに、どんな個人情報があるか」を書き出し、「誰が見られるか」「持ち出せるか」を絞ることから始めます。共有フォルダやクラウドの閲覧できる人を必要な人だけにする、パソコンやスマホにロックをかける、不要になった情報を消す、の3つで、漏えいの多くの原因はふさげます。個人情報保護法などの法律上の扱いは、事業の内容によって変わるので、弁護士など専門家にご確認ください。
お客様の名簿はExcelで共有フォルダに置いてあって、誰でも開ける。申込書の紙は事務所の棚に積んだまま。社員がスマホで顧客の連絡先を撮って持ち歩いている…。ニュースで情報漏えいの話を聞くたびに、「うちは小さいから大丈夫」と言い切れない気がしている。でも、法律の話は難しそうで、何から確認すればいいのか分からない、という方は多いです。
個人情報の扱いは、大がかりなシステムを入れなくても、保管場所と使える人を整理するだけで大きく改善します。このページで見直すポイントを確認して、迷ったら、今お客様の情報をどこに・どんな形で持っているかをチャットで送ってください。ITの面から、どこを直せばいいかを一緒に整理します。
こんな状況ではありませんか？
- 顧客名簿のExcelが、社内の誰でも開ける共有フォルダに置いてある
- 申込書やアンケートの紙が、何年分も事務所に保管されている
- 社員が個人のスマホやLINEで、お客様の連絡先や写真をやり取りしている
- 退職した社員が、顧客リストを持っていないか心配
- 個人情報保護法で何をしなければいけないのか、よく分からない
ひとつでも当てはまったら、このページの方法で解決できます。
なぜ小さな会社でも個人情報の扱いが大切なのか
個人情報とは、お客様の名前・住所・電話番号・メールアドレスなど、特定の人が分かる情報のことです。名刺や申込書、予約の記録、写真も含まれます。
漏えいの原因は、外部からの攻撃よりも、身近なところにあることが多いです。
- 誤送信：メールの宛先間違いや、一斉メールでの宛先の公開（BCCの入れ忘れ）
- 紛失・盗難：パソコンやスマホ、USBメモリ、書類の置き忘れ
- 見られる範囲が広すぎる：全員が全部の情報を見られる状態で、退職者が持ち出してしまう
- 古い情報の放置：使わなくなった名簿がずっと残っていて、そこから流出する
小さな会社でも、お客様の情報を扱う以上、法律上のルールが関係することがあります。ただ、どこまでの対応が必要かは、扱う情報の種類や事業の内容によって変わります。法律上の判断は、弁護士など専門家に確認してください。私たちがお手伝いできるのは、保管場所やアクセスの設定など、ITの面での見直しです。
まず自分で試せること
- 個人情報の「地図」を作る。顧客名簿、申込書、予約システム、メール、名刺、スマホの連絡先など、お客様の情報がどこにあるかを一覧に書き出す
- 共有フォルダやクラウド（Googleドライブ・OneDriveなど）の共有設定を確認し、顧客名簿を見られる人を、仕事で必要な人だけに絞る。「リンクを知っている全員」が閲覧できる設定になっていないかも確認する
- パソコンとスマホにロックを設定する。パソコンは離席時に画面ロック（Windowsキー＋L）、スマホは画面ロックと、紛失時に探せる機能（「探す」など）をオンにする
- 一斉メールを送るときは、宛先を「BCC」に入れるか、メール配信サービスを使う。送信前に宛先をもう一度見る習慣をつける
- 使わなくなった名簿や古い申込書は、保管期間を決めて処分する。紙はシュレッダー、データは消す前に本当に不要かを確認してから削除する
- 退職者が出たら、その人のアカウントや共有フォルダへのアクセスを止める手順を決めておく
自分で見直すと難しいところ
個人情報の見直しで迷うのは、「どこまでやれば十分なのか」が分からないことです。全部を厳しくしすぎると仕事が回らなくなり、緩すぎると不安が残ります。ちょうどいい線は、扱う情報の種類、社員の人数、使っているツールによって変わります。
ネット記事やChatGPTに聞くと、対策の一覧やルールのひな形は出てきます。ただ、それはあなたの会社でどの情報がどこにあって、誰がどう使っているかを見ていない一般論です。共有フォルダの権限の設定一つをとっても、Windowsの共有、NAS、Googleドライブ、OneDriveで設定のしかたが全く違います。
また、社員が個人のスマホやLINEで業務の連絡をしている場合は、禁止するだけでは現場が困ります。代わりの手段を用意することまで考えておく必要があります。
それでも解決しないときは、送るだけ
- 送る：お客様の情報をどこに・どんな形で持っているか（Excel・紙・システムなど）、社員の人数、使っている共有の仕組みをチャットで送信
- 任せる：担当スタッフが情報の置き場所と見られる範囲を整理し、優先して見直すべき点と、具体的な設定の方法をご案内します
- 解決：「どこに何があり、誰が見られるか」を説明できる状態になります。法律面の確認が必要な点は、専門家に何を聞けばいいかも整理します
よくあるケース
例えば「顧客名簿をGoogleドライブで共有していたが、誰が見られるのか分からなくなった」という相談はよくあります。確認すると、以前の担当者が「リンクを知っている全員」に共有していて、退職した社員や社外の人でもリンクがあれば開ける状態でした。共有の設定を社内の必要な人だけに変え、共有している人の一覧を整理すると、見られる範囲がはっきりします。
料金
この内容は相談プラン（月額5,000円・税込5,500円）の範囲内です。チャットで何度でも聞けて、初月は無料。いつでも解約できます。
料金プランを見るよくある質問
- 個人情報保護法の対象になるかどうか教えてもらえますか？
- 法律上の判断は、弁護士など専門家にご確認ください。私たちは、保管やアクセスの設定などITの面からお手伝いします。
- 社員が個人のスマホを仕事に使っています。やめさせるべきですか？
- 業務の内容によります。会社のアカウントで連絡するツールに切り替える、スマホにロックをかけるなど、現実的な方法をご提案します。
- 情報が漏れてしまったかもしれません
- まずは状況を確認し、被害を広げないための最初の行動をご案内します。法的な対応が必要な場合は、専門家への相談をおすすめします。
- 社員向けのルールを作りたいです
- 今の使い方に合わせた、短く守りやすいルールの作り方をお手伝いします。