休業日や長期の不在中に、メールの自動返信を設定したいと思っていませんか？
Outlook・Gmail・サーバーごとに設定場所をご案内します
更新日 2026年10月26日
結論
メールの自動返信は、Gmailなら「設定」の「不在通知」、Microsoft 365のOutlookなら「自動応答（自動返信）」で、期間と文面を指定して設定します。会社のメールがレンタルサーバーのものなら、サーバーの管理画面に自動返信の機能があることが多いです。文面には休業期間、急ぎの連絡先、返信できる日を入れ、設定後は別のアドレスからテストメールを送って確認しましょう。
来週からお盆休み。毎年、休み明けにメールを開くと「お返事がないのですが」という催促が何通も届いている。今年こそ自動返信を設定しようと思って調べたけれど、Outlookの説明とGmailの説明が混ざって、自分のメールではどこを触ればいいのか分からない…。
自動返信（不在通知）は、一度覚えてしまえば数分で設定できます。大事なのは、自分のメールがどこで動いているかを知ることです。このページで確かめてみて、分からなければ、普段メールを見ている画面のスクショを私たちに送ってください。あなたの環境での設定場所と、文面の作り方をご案内します。
こんな状況ではありませんか？
- 休み明けに、催促のメールや電話がたくさん来ていた
- Outlookで「自動応答」を探したが、メニューに見当たらない
- 自動返信を設定したまま、休み明けに止め忘れたことがある
- 取引先と迷惑メールの両方に返信が飛ばないか心配
- info@などの共通アドレスにも自動返信を付けたい
ひとつでも当てはまったら、このページの方法で解決できます。
なぜ設定場所が人によって違うのか
メールの自動返信は、メールを受け取っている「サーバー」側で動く機能です。だから、どのメールサービスを使っているかで設定する場所が変わります。
- Gmail（Google Workspaceを含む）：Gmailの設定画面で設定します
- Microsoft 365（Exchange）のメール：Outlookの「自動応答」で設定します
- レンタルサーバーのメール（POP/IMAP）：パソコンのOutlookにはボタンがないことが多く、サーバーの管理画面やWebメールで設定します
同じ「Outlook」というソフトを使っていても、裏側のメールがMicrosoft 365なのか、レンタルサーバーなのかで、自動応答のボタンが出たり出なかったりします。「ネットの手順どおりのメニューがない」のは、このためです。
まず自分で試せること
- 自分のメールアドレスが何で動いているかを確かめる。Gmailの画面で読んでいるならGmail、Outlookの「ファイル」タブに「自動応答」があればMicrosoft 365系、どちらでもなければレンタルサーバーの可能性が高いです
- Gmailの場合：右上の歯車→「すべての設定を表示」→「全般」タブの下のほうにある「不在通知」をオンにし、開始日・終了日・件名・本文を入れて「変更を保存」を押す
- Outlook（Microsoft 365）の場合：「ファイル」→「自動応答」を開き、「自動応答を送信する」を選んで期間を指定し、本文を入れる。新しいOutlookでは、「設定」→「アカウント」→「自動応答」付近にあります
- 文面には、休業期間、何日から返信できるか、急ぎの場合の連絡先を入れる。社外向けには、個人の携帯番号や「旅行中」など詳しい不在理由は書かないほうが安心です
- 「連絡先のみに返信する」「組織内のみ」など、送る相手を絞れる設定がある場合は使う。迷惑メールにまで返信すると、アドレスが使われていることを相手に知らせてしまいます
- 設定したら、家族や自分の別アドレスからテストメールを送り、自動返信が届くか確認する。期間を指定しておけば、止め忘れも防げます
ここで詰まりやすい
自動返信でよくあるのは、「Outlookで設定したのに返信が出ない」というケースです。レンタルサーバーのメールをOutlookで受信している場合、Outlookの「仕分けルール」で返信させる方法もありますが、パソコンの電源を入れてOutlookを開いている間しか動かないので、休業中には役に立ちません。サーバーの管理画面で設定する必要があります。
また、自分のアドレスに届いたメールをGmailに転送している、info@を複数人で受けている、といった環境だと、どこで設定すれば一度だけ返信されるのかが分かりにくくなります。ChatGPTの手順はメールソフトごとの一般論なので、あなたのメールがどんな仕組みで届いているかまでは見てくれません。
それでも解決しないときは、送るだけ
- 送る：普段メールを読んでいる画面のスクショと、休業期間をチャットで送信（メールの本文は隠してOKです）
- 任せる：担当スタッフが、あなたのメールがどこで動いているかを見分け、設定場所と押す順番をご案内。文面の例も一緒にお作りします
- 解決：休業中に届いたメールへ、自動で案内が返る状態に。期間が過ぎたら自動で止まる設定のしかたもお伝えします
よくあるケース
例えば「Outlookに自動応答のボタンがない」という相談はよくあります。会社のメールがレンタルサーバーのもので、Outlookは受け取るだけの役割になっていることが原因です。レンタルサーバーの管理画面（またはWebメール）にログインし、そこで自動返信を設定すると、パソコンの電源を切っていても休業中の案内が返るようになります。
料金
この内容は相談プラン（月額5,000円・税込5,500円）の範囲内です。チャットで何度でも聞けて、初月は無料。いつでも解約できます。
料金プランを見るよくある質問
- 自動返信の文面の例はありますか？
- 「誠に勝手ながら、◯月◯日〜◯月◯日まで休業いたします。いただいたメールには◯月◯日以降、順次ご返信いたします。」のような形が基本です。業種に合わせて一緒に整えます。
- 同じ相手に何度も自動返信が届きませんか？
- GmailやMicrosoft 365は、同じ相手には一定の期間に1回だけ返すなど、送りすぎない仕組みになっています。サーバーによって違うので、気になる場合は確認します。
- スマホからでも設定できますか？
- Gmailアプリやスマホ版Outlookからも設定できます。スマホの画面を送っていただければ、押す場所をご案内します。
- 社員全員分をまとめて設定できますか？
- メールの環境によっては、管理者がまとめて設定できます。今の仕組みを確認して、方法をご提案します。