info@などの共通メール、誰が返信したか分からなくなっていませんか？
二重返信と対応漏れをなくす仕組みに整えます
更新日 2026年10月26日
結論
info@などの共通メールを複数人で対応するときは、各自のパソコンでバラバラに受信するのではなく、Microsoft 365の「共有メールボックス」やGoogle Workspaceの「共同トレイ」など、全員が同じ受信箱を見る仕組みに切り替えると、誰が返信したかが分かるようになります。すぐに切り替えられない場合も、「返信したらフラグやラベルを付ける」「担当を決める」だけで対応漏れは大きく減ります。
ホームページの問い合わせは info@ に届く。それを3人のパソコンで受信しているので、誰かが返信したのか、まだ誰も返していないのか分からない。結果として、同じお客様に2人が別々の返事をしてしまったり、逆に全員が「誰かがやるだろう」と思って1週間放置してしまったり。
共通のメールアドレスは便利な反面、管理の仕組みがないと対応漏れの原因になります。このページでは、共通メールを複数人で対応するときの整え方と、今日からできる工夫をまとめました。今のメールの受け方（使っているソフト・サービス）を教えていただければ、合った管理方法をご提案します。
こんな状況ではありませんか？
- 同じ問い合わせに2人が返信してしまったことがある
- 「誰か返したと思っていた」で、問い合わせを何日も放置したことがある
- info@ のパスワードを全員で共有している
- 自分のパソコンでは返信済みでも、他の人の受信箱では未読のまま
- 辞めた社員のパソコンに、info@ の過去のやりとりが残ったままになっている
ひとつでも当てはまったら、このページの方法で解決できます。
なぜ「誰が返信したか」分からなくなるのか
多くの会社では、info@ の受信設定を各自のパソコンのメールソフト（Outlookなど）に入れて、それぞれが受信しています。この方法だと、メールは人数分コピーされて各自の受信箱に入るだけです。Aさんが返信しても、その記録はAさんの送信済みフォルダにしか残らず、BさんやCさんの画面からは分かりません。
これを解決するのが、全員が同じ1つの受信箱を見る仕組みです。
- 共有メールボックス（Microsoft 365）：info@ の受信箱を、権限を与えた社員が自分のOutlookから開けます。誰かが既読にしたり、フォルダに移したりすると、全員の画面に反映されます
- 共同トレイ（Google Workspace のGoogleグループ機能）：問い合わせを担当者に割り当てたり、「対応済み」にしたりできます
- 問い合わせ管理サービス：専用のサービスを使うと、担当者・状況・対応履歴をまとめて管理できます（料金は各社の公式サイトで確認してください）
共通のパスワードを使い回す必要もなくなるため、退職者が出たときも安全です。
まず自分で試せること
- まず、今 info@ のメールがどう届いているかを確認する。各自のメールソフトに設定しているのか、誰か1人の受信箱に転送しているのかで、次の手が変わります
- 今日からできる工夫として、返信したメールには「返信済み」のフラグやラベル、または件名の先頭に【対応済】と付けるルールを決める。返信するときは info@ を CC に入れると、他の人にも返信内容が届きます
- 曜日ごと、または問い合わせの種類ごとに一次担当を決める。担当者が不在のときの代わりも決めておく
- Microsoft 365を使っているなら、管理者の画面で共有メールボックスが作れるか、契約内容を確認する。Google Workspaceならグループの「共同トレイ」機能が使えるか確認する
- 問い合わせへの自動返信（「受け付けました。〇営業日以内にご連絡します」など）を設定し、お客様を不安にさせない。目安の日数は無理なく守れるものにします
- info@ のパスワードを複数人で使い回している場合は、仕組みを切り替えるときに合わせて変更する
ここで詰まりやすい
共通メールの管理方法は、今のメールサーバー（どこと契約しているか）、Microsoft 365やGoogle Workspaceの契約の種類、対応する人数と問い合わせの量で、選ぶべき方法が変わります。レンタルサーバーのメールを使っている会社では共有メールボックスが使えないこともあり、移行には設定の切り替え作業が伴います。
ChatGPTやネット記事は「共有メールボックスを使いましょう」と教えてくれますが、あなたの会社の契約でそれが使えるのか、切り替えるとき過去のメールはどうなるのかまでは分かりません。途中で受信が止まると問い合わせを取りこぼすため、慎重に進める必要があります。
それでも解決しないときは、送るだけ
- 送る：info@ のメールをどう受信しているか（使っているソフト・サービス名）、対応している人数、困っている場面
- 任せる：担当スタッフが今の仕組みを確認し、契約内容で使える管理方法と、切り替えの手順をご提案
- 解決：誰がどの問い合わせに対応したかが一目で分かり、二重返信も放置もなくなる状態に
よくあるケース
例えば「info@ を3人のOutlookで受信していて、同じお客様に別々の見積もりを送ってしまった」という相談がよくあります。原因は、各自のパソコンでメールが別々に管理されていたことです。Microsoft 365を契約していれば、info@ を共有メールボックスに切り替え、全員が同じ受信箱を見て、対応したメールをフォルダに移すルールにすると、誰が何をしたかが分かるようになります。
料金
今の受信の仕組みの確認や、フラグ・ラベルを使った運用ルールの相談は相談プランの範囲内です。共有メールボックスへの切り替えや、メンバーへの使い方の説明を画面を見ながら一緒に進める場合は伴走プランでお手伝いします。
相談プランは月額5,000円（税込5,500円）、初月は無料です。
料金プランを見るよくある質問
- 共有メールボックスにすると、追加の料金がかかりますか？
- 契約しているサービスやプランによって異なります。料金は各社の公式サイトでご確認ください。今の契約で使えるかを一緒に確認します。
- 過去の info@ のメールは引き継げますか？
- 多くの場合、移行できます。今の保存状態を見て、方法をご案内します。
- スマホからも見られますか？
- はい。共有メールボックスや共同トレイは、スマホのアプリやブラウザからも確認できます。