お客様からの問い合わせ返信にAIを使いたいけれど、どう始めればいいか迷っていませんか？
実際の問い合わせ例を送るだけで、使える返信の型を一緒に作ります
更新日 2026年10月26日
結論
問い合わせ返信にAIを使うなら、まずはChatGPTなどの生成AIに「返信の下書き」を作らせ、人が確認してから送る形から始めるのが安全です。よくある質問とその正しい答え（営業時間・料金・手順など）を先にまとめておき、それをAIに渡してから下書きを頼むと、事実と違う返信を防ぎやすくなります。お客様の名前や連絡先などの個人情報はAIに入力しないようにし、返信の型づくりに迷ったら、実際の問い合わせ例を見せて相談してください。
問い合わせフォームやメール、LINEに届くお客様からの質問。「営業時間は？」「送料はいくら？」といった同じような質問にも、毎回ていねいに文章を考えて返していると、それだけで一日の何時間かがなくなってしまう。クレームや込み入った相談になると、言葉選びに悩んで返信が翌日になることもあります。AIで少しでも楽にできないか、と考えている方は多いです。
AIは、返信の「下書き」を作る道具としてなら、今日からでも使えます。このページで手順と注意点を確認して、迷ったら、実際に届いた問い合わせの例（お客様の名前は伏せて）をチャットで送ってください。あなたのお店や会社らしい返信の型を一緒に作ります。
こんな状況ではありませんか？
- 同じような質問への返信を、毎回ゼロから書いている
- クレームやお断りの返信で、言葉選びに時間がかかる
- ChatGPTに返信を書かせてみたら、自社の事情と違うことを書かれた
- お客様の個人情報をAIに入れてもいいのか不安
- 担当者によって返信の言い回しや丁寧さがバラバラになっている
ひとつでも当てはまったら、このページの方法で解決できます。
なぜAIに「そのまま」返信させると困るのか
ChatGPTなどの生成AIは、ていねいで読みやすい文章を作るのが得意です。一方で、あなたのお店や会社の事情（営業時間、料金、返品のルールなど）は知りません。知らないことを聞かれると、もっともらしい答えを作ってしまうことがあります。
例えば「返品できますか？」という問い合わせに、AIが一般的な通販の返品ルールを書いてしまい、実際のお店のルールと食い違う、ということが起こりえます。
そこで、次の役割分担で使うのが現実的です。
- 人が用意するもの：よくある質問と正しい答え、お店や会社の言葉づかいのルール
- AIに任せること：お客様の文章に合わせた返信の下書き、言い回しの調整、長い問い合わせの要点整理
- 人が最後にすること：内容の確認と送信
この形なら、AIが間違えても送信前に気づけます。下書きを作る時間が減るだけでも、返信にかかる手間は大きく変わります。
まず自分で試せること
- よくある質問を10個ほど書き出す。過去の問い合わせを見返して、「営業時間」「料金」「予約の変更」「配送」など、繰り返し来る質問と、その正しい答えを一覧にする
- 返信の基本ルールを決める。「です・ます調」「最初にお礼」「最後に担当者名」など、お店らしい言葉づかいを数行でまとめる
- ChatGPTなどに、1と2の内容を貼り付けたうえで、「この情報をもとに、次の問い合わせへの返信の下書きを作ってください」と頼む。問い合わせ文は、お客様の名前や連絡先を「〇〇様」などに置き換えてから貼る
- 出てきた下書きを読み、事実と違う点や、言い過ぎている点（「明日には届きます」のように、確かめていないことを約束する表現）を直してから送る
- うまくいった返信は「返信例」として保存し、次から同じ質問にはその型を使い回す。メールソフトのテンプレート機能や、LINE公式アカウントの定型文に登録しておくと、AIを使わなくてもすぐ返せます
- クレームや返金、法的な話が絡む問い合わせは、AIの下書きを参考にしつつ、責任者が内容を判断してから返す
自分で始めると難しいところ
問い合わせ返信にAIを使うとき、多くの人がつまずくのは「AIに何を渡せば、自社らしい正しい返信になるか」の部分です。情報を渡さなければ一般論の返信になり、渡しすぎると個人情報や社外秘まで入力してしまいそうで不安になります。
ネット記事やChatGPT自身に聞くと、返信の例文や使い方のコツは教えてくれます。ただ、それはあなたのお店のルールや、お客様との関係を知らない一般論です。地元の常連さんが多いお店と、全国から注文が来るネットショップでは、ちょうどいい丁寧さも言い回しも違います。
また、メール、問い合わせフォーム、LINE、Googleマップの口コミなど、問い合わせの入口が複数ある場合は、どこから来た質問にどう返すかを整理しておく必要もあります。
それでも解決しないときは、送るだけ
- 送る：実際に届いた問い合わせの例を数件（お客様の名前や連絡先は伏せて）、よくある質問、普段の返信の例をチャットで送信
- 任せる：担当スタッフが質問の種類を整理し、AIに渡す情報のまとめ方と、そのまま使える頼み方をご提案します
- 解決：問い合わせの返信の下書きを、短い時間で作れるようになります。個人情報を入れないための置き換え方や、定型文への登録方法もお伝えします
よくあるケース
例えば「ChatGPTに予約変更の問い合わせへの返信を書かせたら、うちではやっていない『オンラインでの変更』を案内してしまった」という相談はよくあります。原因は、自社の予約変更の手順をAIに伝えていなかったことです。よくある質問と正しい答えをまとめたメモを最初に貼り付けてから下書きを頼む形にすると、自社のルールに沿った返信が出てくるようになります。
料金
この内容は相談プラン（月額5,000円・税込5,500円）の範囲内です。チャットで何度でも聞けて、初月は無料。いつでも解約できます。
料金プランを見るよくある質問
- AIに返信を自動で送らせることはできますか？
- 仕組み上は可能ですが、間違った内容が送られるおそれがあります。まずは人が確認してから送る形をおすすめします。
- お客様の問い合わせ文をそのままAIに入れてもいいですか？
- 名前や連絡先、注文番号などは置き換えてから入れるのが安心です。使うAIの設定やプランによって扱いが変わるので、会社としてのルールを決めておきましょう。
- ホームページにチャットボットを付けたほうがいいですか？
- 問い合わせの量や内容によります。まずは返信の型を整えてから、必要に応じて検討するのがおすすめです。
- 英語の問い合わせにも使えますか？
- はい。翻訳と返信の下書きを一緒に頼めます。大事な内容は、意味が正しく伝わっているかの確認をおすすめします。