社員がAIを勝手に使っている？
禁止より先に、守れる社内ルールを一緒に作ります
更新日 2026年10月26日
結論
社員の生成AI利用は、全面禁止にするよりも、「入れてはいけない情報」「使ってよいサービスと設定」「AIの答えを使うときの確認」の3点を決めた短いルールを作るほうが、実際には守られやすく安全です。禁止しても、私物のスマホでこっそり使われると会社からは見えなくなります。まず今の使われ方を聞き取り、A4一枚程度のガイドラインにまとめて、社員に説明するところから始めましょう。
ある日、若手社員の作った提案書がやけに整っていると思ったら、ChatGPTで書いたものだった。聞いてみると、他の社員もお客さまへのメールや見積書の文章づくりに、それぞれのスマホでAIを使っているらしい。便利なのは分かるけれど、取引先の情報や顧客の名前をそのまま入れていないか、会社として何も決めていないことに気づいた。
生成AIの社内ルールは、大企業のような分厚い規程でなくてかまいません。中小企業に必要なのは、社員が迷わずに守れる、短くて具体的なルールです。まずはこのページで考え方を確認してください。今どんな使われ方をしているか分かる範囲で送っていただければ、あなたの会社に合うルールを一緒に作ります。
こんな状況ではありませんか？
- 社員が業務でChatGPTなどを使っているが、会社として何も決めていない
- 顧客の名前や取引先の情報を、AIに入力していないか心配
- 「ChatGPT 禁止 すべきか」と調べたが、禁止する会社と推奨する会社があって迷っている
- 大企業のAIガイドラインを見たが、うちの会社には分厚すぎる
- AIが作った文章をそのままお客さまに送って、間違いがあったらどうしようと思う
ひとつでも当てはまったら、このページの方法で解決できます。
なぜ社内ルールが必要なのか、なぜ禁止ではうまくいかないのか
生成AI（ChatGPTやGemini、Copilotなど、質問に文章で答えるAI）は、使い方次第で、メールや資料づくりの時間を大きく減らせます。一方で、会社として気をつけたい点もはっきりしています。
- 入力した情報の扱い：サービスや設定によっては、入力した内容がAIの改善（学習）に使われることがあります。顧客の個人情報や取引先との契約内容をそのまま入れると、情報の扱いとして問題になるおそれがあります
- 答えの間違い：AIは、もっともらしい間違いを自信たっぷりに書くことがあります。確認せずに使うと、お客さまに誤った説明をしてしまいます
- 著作権などの権利：AIが作った文章や画像を広告などに使うときは、他人の権利を侵していないかの確認が必要です。判断に迷う場合は専門家に確認してください
では禁止すればよいかというと、そうとも限りません。禁止しても、便利さを知った社員は私物のスマホで使い続けることが多く、会社から見えないところで情報が扱われる、もっと困る状態になりがちです。だからこそ、「こう使えば安全」という道を示すルールが役に立ちます。
まず自分で試せること
- 社員に「仕事でAIを使っているか」「どのサービスを」「何に使っているか」を、責めない形で聞き取る。アンケート用紙1枚でも十分です
- 「AIに入れてはいけない情報」を具体的に書き出す（例：お客さまの名前・住所・電話番号、取引先との契約内容、まだ公表していない売上や新商品の情報、社員の個人情報）
- 会社として使ってよいサービスを決め、可能であれば会社のアカウントで使う。入力内容を学習に使わない設定がある場合は、その設定方法も書き添える
- 「AIの答えは下書き。数字・固有名詞・事実関係は人が確認してから使う」「お客さまに送る前に自分の目で読み直す」というルールを入れる
- ここまでの内容をA4一枚にまとめ、朝礼や会議で説明する。半年に一度など見直す時期も決めておく
自分で作るのが難しいところ
「AI利用ガイドラインのひな形」は、ネットでも公的機関の資料でも見つかりますし、ChatGPTに頼めば作ってくれます。ただ、それはあなたの会社の業種・扱う情報・社員の使い方を知らない一般論です。ひな形をそのまま使うと、自社には関係のない項目ばかり長く、本当に気をつけたい点がぼやけてしまいます。
また、「会社のアカウントでどう設定すれば学習に使われないか」「無料版と有料版で何が違うか」といった具体的な設定は、サービスやプランによって違い、変わることもあります。ルールの紙と、実際の設定がずれていると、守っているつもりで守れていない状態になります。
それでも解決しないときは、送るだけ
- 送る：社員数、主な業務、今AIがどんなことに使われているか（分かる範囲で）、気になっている点をチャットで送信
- 任せる：担当スタッフが、入れてはいけない情報・使ってよいサービスと設定・確認のしかたを、あなたの会社の業務に合わせて整理し、A4一枚のルール案を作成
- 解決：社員が迷わずに、安心してAIを使える状態に。説明のしかたや、使い方の例もあわせてお渡しします
よくあるケース
例えば「事務の社員がお客さまへの返信メールをAIで下書きしているが、問い合わせ内容をそのまま貼り付けているようだ」という相談はよくあります。多くの場合、お客さまの名前や連絡先を「Aさま」などに置き換えてから入力する、会社で決めたサービスを使う、送る前に読み直す、という3つのルールを決めるだけで、不安はかなり減ります。禁止するよりも、社員の仕事も楽なまま守りを固められます。
料金
社内ルールの考え方の相談や、A4一枚のルール案づくり、サービスの設定の案内は相談プランの範囲内です。会社のアカウントの一括導入、社員向けの研修資料づくり、業務に合わせたAI活用の仕組みづくりはおまかせプランで、内容を伺ってお見積りします。
相談プランは月額5,000円（税込5,500円）、初月は無料です。
料金プランを見るよくある質問
- AIの利用を全面禁止にするのはだめですか？
- 会社の判断として禁止を選ぶこともできます。その場合も、なぜ禁止なのか、私物のスマホではどうするのかまで決めておかないと守られにくくなります。
- 有料のプランを会社で契約したほうがいいですか？
- 情報の扱いの設定や管理のしやすさで違いがあります。料金は各社の公式サイトで確認し、使う人数と用途で比べましょう。
- ルールを破った社員を処分してもいいですか？
- 就業規則との関係があるので、社労士など専門家に確認することをおすすめします。
- 社員向けに使い方の説明もしてもらえますか？
- 伴走プランでは、オンライン打ち合わせで画面を見ながらご説明できます。資料づくりのご相談もお受けします。