打ち合わせの日程調整で、メールが何往復もしていませんか？
空き時間を相手に選んでもらう仕組みを作ります
更新日 2026年10月26日
結論
日程調整を楽にするには、自分のカレンダーの空き時間を相手に見せて、そこから予約してもらう「日程調整ツール」や「予約ページ」を使うのが近道です。GoogleカレンダーやOutlookには予約ページの機能があり、専用の日程調整ツールもあります。どれを使う場合も、普段の予定を一つのカレンダーにまとめて入れておくことが前提です。
「来週のご都合はいかがでしょうか」「火曜の午後はいかがですか」「あいにく火曜は…」。たった30分の打ち合わせを決めるのに、メールが4往復、5往復。その間に別の予定が入ってしまい、また最初から。候補日を出すたびに手帳とカレンダーを見比べるのも、地味に疲れますよね。
日程調整は、相手に空いている枠から選んでもらう仕組みにすると、ほぼ一回のやり取りで決まります。このページで方法を確かめてみてください。どのツールを使うか、どう設定するかで迷ったら、普段使っているカレンダーの画面を私たちに送ってください。合うやり方と設定の手順をご案内します。
こんな状況ではありませんか？
- 候補日を3つ出しても、相手から「全部だめ」と返ってくる
- 日程調整のメールが何往復もして、決まるまでに数日かかる
- 予定を紙の手帳とスマホに分けて書いていて、空き時間がすぐに分からない
- 何人も参加する打ち合わせで、全員の都合を聞いて回るのが大変
- 決まった予定を自分のカレンダーに入れ忘れ、ダブルブッキングしたことがある
ひとつでも当てはまったら、このページの方法で解決できます。
なぜ日程調整に時間がかかるのか
メールでの日程調整が長引く理由は、自分と相手の予定が見えないまま、文章で探り合っているからです。こちらが候補を出す間にも相手の予定は埋まり、相手が返事を書く間にこちらの予定も埋まります。
日程調整ツールは、この探り合いをなくす仕組みです。
- 予約ページ（予約スケジュール）：自分のカレンダーの空いている時間だけを表示するページを作り、そのURLを相手に送る。相手が好きな枠を選ぶと、双方のカレンダーに予定が入ります
- 日程調整ツール：予約ページの機能に加え、複数人の空き時間をまとめて探したり、Web会議のURLを自動で付けたりできる専用サービス
- 出欠表型のツール：候補日を並べて、参加者に〇×を付けてもらう方式。社外の大人数をまとめるときに便利です
どれも、元になるカレンダーが正しいことが大前提です。予定が手帳にしか書かれていないと、空いていない枠まで相手に見えてしまいます。
まず自分で試せること
- 予定を一つのカレンダーにまとめる。GoogleカレンダーかOutlookの予定表のどちらかに決め、手帳にしか書いていない予定を入れておきます。スマホのカレンダーアプリと同期しておくと、外出先でも追加できます
- 打ち合わせを受けたい曜日・時間帯を決めておく（例：火・木の14時〜17時、1枠30分）。全部の空き時間を見せる必要はありません
- Googleカレンダーを使っているなら、「作成」から「予約スケジュール」を選び、時間帯と1枠の長さを決めて予約ページを作る。有料のGoogle Workspaceでないと使えない機能もあるので、画面に出てこない場合は契約内容を確認しましょう
- Microsoft 365を使っているなら、「Bookings」という予約の機能が使える場合がある。契約しているプランによって使えるかどうかが変わります
- 専用の日程調整ツールを試す場合は、無料プランで、自分のカレンダーと連携させてから使い始める。料金や無料でできる範囲は変わることがあるので、公式サイトで確認してください
- 作ったページのURLを、まず社内の人に送ってテスト予約してもらう。カレンダーに予定が入るか、相手に確認メールが届くかを確かめてから、社外に使います
自分で始めると詰まりやすいところ
日程調整ツールはたくさんありますが、つまずくのはツール選びよりカレンダーの連携です。会社のメールはOutlook、スマホのカレンダーはGoogle、という人は多く、どちらとつなげばいいのか迷います。連携がずれていると、予定が入っている時間まで「空き」と表示され、かえってトラブルになります。
ChatGPTに聞くと人気のツールと使い方は教えてくれますが、あなたの予定がどこに入っていて、どのカレンダーが正なのかは分かりません。複数の社員の予定をまとめたい場合は、共有の設定や権限も関わってきます。
それでも解決しないときは、送るだけ
- 送る：普段使っているカレンダーの画面のスクショ（予定の中身は隠してOK）と、どんな打ち合わせを調整したいかをチャットで送信
- 任せる：担当スタッフが、今の環境で使える機能とツールを選び、予約ページの作り方と連携の手順をご案内
- 解決：URLを送るだけで、相手が空き時間から予約できる状態に。決まった予定は自動でカレンダーに入ります
よくあるケース
例えば「日程調整ツールを入れたのに、予定がある時間にも予約が入ってしまった」という相談はよくあります。ツールをGoogleカレンダーとつないでいたのに、実際の予定はOutlookに入れていたことが原因です。予定を入れるカレンダーを一つに決めるか、両方のカレンダーを連携させると、空いている時間だけが相手に見えるようになります。
料金
この内容は相談プラン（月額5,000円・税込5,500円）の範囲内です。チャットで何度でも聞けて、初月は無料。いつでも解約できます。
料金プランを見るよくある質問
- 相手が日程調整ツールに慣れていないと失礼になりませんか？
- URLを送る際に「ご都合のよい枠をお選びください」と一言添えれば大丈夫です。メールで候補を出す方法と使い分けてもかまいません。
- Web会議のURLも自動で付けられますか？
- ツールによっては、ZoomやGoogle Meet・Teamsの会議URLを自動で発行できます。使っているWeb会議に合わせて設定します。
- 社内の数人の空き時間をまとめて探せますか？
- 共有カレンダーを使えばできます。誰の予定をどこまで見せるかの設定も一緒に考えます。
- 有料のツールを契約する必要はありますか？
- 打ち合わせの数が多くなければ、カレンダーの標準機能や無料プランで足りることも多いです。使い方を聞いたうえでご提案します。