社員の予定をスマホで共有したいのに、共有カレンダーの作り方で迷っていませんか？
今の使い方を送るだけで、合う形をご案内します
更新日 2026年10月26日
結論
社員の予定をスマホで共有するなら、Googleカレンダーで「会社用のカレンダー」を一つ作り、社員を招待して編集できるようにするのが手軽です。iPhoneでもAndroidでもGoogleカレンダーのアプリで同じ予定が見られます。すでにMicrosoft 365やGoogle Workspaceを使っているなら、その中の予定表機能を使うと、会議室の予約や空き時間の確認まで一つで済みます。
事務所の壁のホワイトボードに、社員の外出予定や来客がびっしり。外出先から「明日の午後、社長は空いてる？」と電話で聞かれても、事務所にいる人がボードを見に行くまで答えられない。紙の手帳と個人のスマホにばらばらに予定が入っていて、ダブルブッキングに気づくのは当日、ということもあります。
共有カレンダーは、無料のアプリでも始められます。まずはこのページの手順で、試しに一つ作ってみてください。社員の人数やスマホの機種、今の予定の管理のしかたをチャットで送っていただければ、続けやすい形をご案内します。
こんな状況ではありませんか？
- 社員の外出・休み・来客の予定が、ホワイトボードにしか書かれていない
- 予定を共有しようとしたら、社員の個人の予定まで見えてしまった
- 共有したはずのカレンダーが、相手のスマホに表示されない
- iPhoneの人とAndroidの人が混ざっていて、どのアプリにそろえればいいか分からない
- 予約の変更を伝え忘れて、来客の時間に担当者がいなかったことがある
ひとつでも当てはまったら、このページの方法で解決できます。
そもそも共有カレンダーって何？
共有カレンダーは、一つの予定表を複数の人で見たり書き込んだりできる仕組みです。誰かが予定を入れると、他の人のスマホやパソコンにもすぐに反映されます。
- 個人のカレンダー：その人だけの予定表。共有すれば他の人にも見せられますが、私的な予定まで見えることがあります
- 共有用に作ったカレンダー：「会社の予定」「営業部」「会議室」のように、目的ごとに新しく作る予定表。仕事の予定だけを分けて共有できます
- 権限：共有するときに「予定を見るだけ」「予定を変更できる」などを人ごとに選べる設定です
- 同期：スマホとパソコン、クラウドの予定表が自動で同じ内容にそろうこと。ここがうまくいかないと「共有したのに表示されない」が起こります
iPhoneに最初から入っている「カレンダー」アプリでも、設定すればGoogleカレンダーの予定を表示できます。
まず自分で試せること
- 予定の管理役になる人が、パソコンのブラウザでGoogleカレンダーを開く。左側の「他のカレンダー」の「＋」から「新しいカレンダーを作成」を選び、「会社の予定」など分かりやすい名前で作る
- 作ったカレンダーの「設定と共有」を開き、「特定のユーザーまたはグループと共有する」に社員のGoogleアカウントのメールアドレスを追加する。権限は、予定を入れてほしい人には「予定の変更」を選ぶ
- 社員側はスマホにGoogleカレンダーのアプリを入れ、同じGoogleアカウントでログインする。届いた招待メールのリンクを開くと、共有カレンダーが追加されます
- 共有カレンダーがスマホに出てこないときは、アプリのメニューを開いて、そのカレンダーにチェックが入っているかを確認する
- iPhone標準の「カレンダー」アプリで見たい場合は、「設定」→「アプリ」→「カレンダー」→「カレンダーアカウント」でGoogleアカウントを追加し、カレンダーをオンにする
- 予定を入れるときのルールを一つだけ決める。例えば「タイトルの先頭に名前を書く」「外出は行き先まで書く」などです。これだけで見やすさが大きく変わります
ここで詰まりやすい
共有カレンダーは、作るだけなら10分ほどでできます。つまずくのは、誰のアカウントで作るか、どこまで見せるか、全員のスマホにどう表示させるかの部分です。社員が個人のGoogleアカウントを使っていると、退職したときに会社の予定を持ち出されてしまう心配もあります。
ネットやChatGPTの手順は「カレンダーを作って共有する」までは丁寧ですが、あなたの会社のスマホの機種やアカウントの状況を知らないので、「Aさんのスマホにだけ出てこない」といった個別の問題には答えられません。そこで止まって、結局ホワイトボードに戻ってしまう会社も多いのです。
それでも解決しないときは、送るだけ
- 送る：社員の人数、スマホの機種（iPhone／Android）、今の予定の管理方法、共有したい範囲（外出だけ・来客も・会議室も）をチャットで送信
- 任せる：スタッフが、アカウントの持ち方と共有の設定を考え、作り方と各自のスマホへの表示方法をご案内します
- 解決：社員全員がスマホから予定を見て書き込める状態に。予定を入れるときの簡単なルールづくりもお手伝いします
よくあるケース
例えば「Googleカレンダーで共有したのに、社長のiPhoneにだけ社員の予定が出てこない」という相談がよくあります。社長がiPhone標準の「カレンダー」アプリを使っていて、Googleアカウントは追加済みでも、共有カレンダーの表示がオフになっていることが原因です。カレンダーアプリの「カレンダー」一覧で共有カレンダーにチェックを入れると、他の社員と同じ予定が見えるようになります。一覧にそもそも出てこない場合は、Google側で「iPhoneに同期するカレンダー」を選ぶ設定が必要なこともあるので、画面を見ながら確認します。
料金
この内容は相談プラン（月額5,000円・税込5,500円）の範囲内です。チャットで何度でも聞けて、初月は無料。いつでも解約できます。
料金プランを見るよくある質問
- 無料で使えますか？
- Googleカレンダーは個人向けの無料アカウントでも共有できます。会社のアカウントとしてまとめて管理したい場合は有料のサービスもあるので、料金は公式サイトで確認してください。
- 自分の私的な予定は見られたくありません
- 会社用のカレンダーを別に作って共有すれば、個人のカレンダーは見えません。個人のカレンダーを共有する場合も「予定の有無だけ」を見せる設定ができます。
- 会議室や社用車の予約にも使えますか？
- はい。「会議室」「社用車」のように専用のカレンダーを作れば、予約表として使えます。
- 取引先との日程調整も楽になりますか？
- 空き時間を相手に見せて予約してもらう方法もあります。日程調整の方法も合わせて相談できます。