Googleドライブを社外と共有するのが不安ですか？
見せたいものだけ見せる設定を、一緒に確認します
更新日 2026年10月26日
結論
Googleドライブの共有は「ファイル・フォルダ単位」で決まり、フォルダを共有すると中身すべてが相手に見えるのが基本です。社外と共有するときは、社外用のフォルダを新しく作ってそこだけを共有し、一般的なアクセスを「制限付き」、相手の権限を「閲覧者」にするのが安全な出発点です。今の設定で大丈夫か分からなければ、共有画面のスクショを専門家に見てもらうのが確実です。
取引先に資料を渡したいだけなのに、Googleドライブの「共有」ボタンを押すと「リンクを知っている全員」「制限付き」「編集者」「閲覧者」…と選択肢がたくさん。間違えて、隣のフォルダの見積書や社員名簿まで見えてしまったらどうしようと、結局メールに添付して送っていませんか。
このページでは、Googleドライブの共有の仕組みと、「今、誰が何を見られるのか」を自分で確かめる方法をまとめました。設定画面のスクショを送っていただければ、その共有が安全かどうか、どう直せばいいかを私たちがお答えします。
こんな状況ではありませんか？
- 取引先に「ドライブで共有してください」と言われたが、どこまで見られるのか分からない
- 以前「リンクを知っている全員」で共有したファイルが、今どうなっているか把握していない
- 会社のフォルダをまるごと共有した覚えがあり、中に社外秘が入っていないか心配
- 退職した人や取引が終わった会社に、まだ共有が残っているかもしれない
- 個人のGmailで作ったドライブと会社のドライブが混ざっている
ひとつでも当てはまったら、このページの方法で解決できます。
なぜ「見せるつもりのないもの」まで見えてしまうのか
Googleドライブの共有には、大きく2つの入り口があります。
- ユーザーやグループを追加：相手のメールアドレスを指定して共有する方法。指定した人だけが開けます
- 一般的なアクセス：「制限付き」なら指定した人だけ、「リンクを知っている全員」ならURLを知っていれば誰でも開けます。URLが転送されれば、その先の人も見られます
もう一つの落とし穴が権限の引き継ぎです。フォルダを共有すると、その中にあるファイル、後から入れたファイルもすべて同じ相手に共有されます。「見積フォルダを共有したら、あとで社内用の原価表をそこに保存してしまった」という形で、気づかないうちに見えてしまうことがあります。
また、権限は3種類あります。閲覧者（見るだけ）、閲覧者（コメント可）（見てコメントできる）、編集者（書き換え・削除・さらに他人と共有もできる）。社外の人を編集者にすると、相手がさらに別の人へ共有できてしまう点に注意が必要です。
まず自分で試せること
- 共有したいファイルを右クリックし「共有」を開いて、「アクセスできるユーザー」と「一般的なアクセス」の欄を確認する。ここが「リンクを知っている全員」になっていれば、URLだけで誰でも開ける状態です
- 社外に渡す資料は、新しく「社外共有_取引先名」のようなフォルダを作り、そこにコピーを入れてからフォルダごと共有する。既存の社内フォルダは共有しない
- 相手の権限は、まず「閲覧者」にする。修正をお願いしたいときだけ「編集者」に変え、終わったら戻す
- 編集者に設定したファイルは、共有画面右上の歯車マークから「編集者は権限を変更して共有できます」のチェックを外す。相手がさらに他人へ共有するのを防げます
- ドライブの検索窓の右にある「検索オプション」でオーナーを「自分」にして絞り込み、一覧で人の形のマーク（共有中の印）が付いたファイルやフォルダを開いて、「リンクを知っている全員」のままになっていないか点検する
- 取引が終わった相手は、共有画面で名前の横の権限を「アクセス権を削除」に変える
ここで詰まりやすい
共有の仕組み自体は一般論で説明できますが、実際の不安は「うちのドライブの、このフォルダは今どうなっているのか」です。個人のGmailで作ったドライブか、会社のGoogle Workspace（有料の業務用Google）か、管理者が社外共有を制限しているかどうかで、画面に出る選択肢も変わります。
ChatGPTやネット記事は手順として正しくても、あなたのフォルダ構成や、過去に誰がどこを共有したかは見ていません。「この共有、外して大丈夫？」「取引先がファイルを開けないと言っている」といった具体的な場面で、判断に迷うのはそのためです。
それでも解決しないときは、送るだけ
- 送る：共有画面のスクショ（「アクセスできるユーザー」が見える状態）と、誰に何を見せたいかを一言
- 任せる：担当スタッフが今の共有状態を読み解き、見えすぎていないか、どう設定すればいいかを具体的にお伝え
- 解決：見せたいものだけを見せる共有に整い、今後どこに何を置けばいいかのルールも分かる状態に
よくあるケース
例えば「取引先にフォルダを共有したら、関係ない請求書まで見えていると言われた」という相談がよくあります。原因の多くは、社内用と社外用の資料が同じフォルダに入っていて、そのフォルダごと共有していたことです。社外共有専用のフォルダを作って資料を移し、元のフォルダの共有を外すと、相手には必要な資料だけが見える形に整います。
料金
この内容は相談プラン（月額5,000円・税込5,500円）の範囲内です。チャットで何度でも聞けて、初月は無料。いつでも解約できます。
料金プランを見るよくある質問
- 「リンクを知っている全員」はやめた方がいいですか？
- 不特定の相手に配るチラシなどなら問題ありませんが、見積書や顧客情報には向きません。相手のメールアドレスを指定する共有をおすすめします。
- 相手がGmailを持っていなくても共有できますか？
- Googleアカウントがない相手には、表示の仕方に制限が出る場合があります。相手の状況に合わせた渡し方をご案内します。
- 共有を外したら、相手側のファイルも消えますか？
- 相手は開けなくなりますが、あなたのドライブのファイルはそのまま残ります。安心して外せます。
- OneDriveやDropboxの共有も相談できますか？
- はい。サービスを問わずご相談いただけます。
- 社員が勝手に社外共有していないか、まとめて確認できますか？
- 会社のGoogle Workspaceを使っている場合、管理者の画面から社外共有を制限したり、状況を確かめたりできます。契約の種類によってできることが違うため、画面を見ながらご案内します。