同じ内容をいくつものツールに手で入力して、二度手間になっていませんか？
ツール同士をつなげて、入力を一回で済ませます
更新日 2026年10月26日
結論
二重入力をなくすには、まず「どの情報を、どのツールからどのツールへ書き写しているか」を書き出し、最初に入力される場所を一つに決めます。そのうえで、ツールに用意された標準の連携機能を確認し、なければZapierやMake、Power Automateなどの自動化ツールでつなぎます。いきなり全部を自動化せず、一番回数の多い転記から一本ずつつなげるのが失敗しないコツです。
問い合わせフォームに届いた内容を、顧客リストのExcelに書き写す。同じお客様の情報を、今度は請求書ソフトにも入力する。予約が入ったら、カレンダーとLINEにも転記…。一つひとつは数分でも、毎日積み重なると大きな時間になり、写し間違いも起きますよね。
こうした二重入力は、ツール同士をつなげることでなくせる場合がほとんどです。このページで、どこから手をつけるかを確かめてみてください。自分でつなげられそうにない場合は、今の作業の流れと使っているツール名を私たちに送ってください。何をどうつなげば一回の入力で済むかを考え、必要なら連携の設定や作り込みもお引き受けします。
こんな状況ではありませんか？
- フォームやメールで届いた内容を、Excelや顧客台帳に手で書き写している
- 同じお客様の名前や住所を、2つ以上のソフトに入力している
- 写し間違いや入力漏れで、請求や連絡のミスが起きたことがある
- 「Zapierで自動化できる」と聞いたが、英語の画面で挫折した
- 担当者が休むと、転記の作業が止まってしまう
ひとつでも当てはまったら、このページの方法で解決できます。
なぜ二重入力が生まれるのか
二重入力は、ツールを一つずつ別々に導入してきたときに起きやすくなります。問い合わせ用、顧客管理用、請求用、予約用と、それぞれは便利でも、間をつなぐのが「人の手」になってしまうのです。
つなぎ方は大きく3つあります。
- 標準の連携機能：ツール同士が最初から連携できるように作られているもの。例えば、Googleフォームの回答をスプレッドシートに自動でためる、会計ソフトと請求書ソフトをつなぐ、など。設定が簡単で、まずはここを探します
- 自動化ツール（ノーコード）：Zapier、Make、Power Automateなど。「フォームに回答が来たら、顧客リストに1行足して、担当者にメールする」のような流れを、プログラムを書かずに組み立てられます
- プログラムでつなぐ：標準機能や自動化ツールでは届かない、細かい処理が必要な場合。ここは作り込みの領域です
どの方法でも、「最初に入力する場所」を一つに決めることが出発点です。
まず自分で試せること
- 1週間、自分が「書き写している」作業をメモする。どこからどこへ、何の情報を、何回くらい写しているかを書きます。回数の多いものが、自動化で一番効果が出るところです
- 書き写している先のツール名で「（ツール名） 連携」と検索し、公式のヘルプページを見る。相手のツールとの連携が最初から用意されていることがよくあります
- Googleフォームを使っているなら、フォームの「回答」タブからスプレッドシートにつなぐ設定を確認する。これだけで、回答の書き写しがなくなります
- 自動化ツールを試すなら、まず無料プランで「フォームに回答が来たら、自分にメールで知らせる」のような小さな流れを一つ作ってみる。料金や無料でできる範囲は公式サイトで確認してください
- 自動化を作ったら、1〜2週間は手作業と並行して、データが正しく移っているか確かめる。抜けやずれがないと分かってから、手作業をやめます
- 誰が何を自動化したかを、簡単なメモに残しておく。作った人が辞めたあとに止まって、誰も直せないのが一番困るケースです
自分でやると難しいところ
自動化ツールの使い方は、ネットにもChatGPTにもたくさん情報があります。それでも止まってしまうのは、データの形がツールごとに違うからです。氏名が「姓」「名」で分かれているツールと一つの欄のツール、日付や電話番号の書き方の違い、同じお客様が二重に登録されてしまう問題…。このすり合わせが、一般論の手順には載っていません。
さらに、ツールの仕様が変わると、昨日まで動いていた連携が急に止まることがあります。あなたの会社でどの情報が、どの順番で、誰の手を通っているかを見たうえで設計しないと、かえって手間が増えることもあります。
それでも解決しないときは、送るだけ
- 送る：使っているツールの名前と、「どこからどこへ何を書き写しているか」のメモ（箇条書きでOK）をチャットで送信
- 任せる：担当スタッフが、標準の連携でつなげるもの、自動化ツールでつなぐもの、手作業を残したほうがいいものを仕分けて、順番をご提案
- 解決：一回の入力で、必要なツールにデータが届く状態に。自分で設定できる部分は手順をご案内し、作り込みが必要な部分はお引き受けします
よくあるケース
例えば「ホームページの問い合わせフォームの内容を、毎回スプレッドシートの顧客リストに手で写している」という相談はよくあります。フォームとスプレッドシートが別々に作られ、つながっていないのが原因です。フォームの送信先をスプレッドシートにつなぎ、新しい問い合わせが来たら担当者にも通知が届くようにすると、転記がなくなり、対応漏れも減ります。
料金
どこを連携できるかの整理や、標準機能・自動化ツールの設定方法のご案内は相談プランで対応します。複数のツールをまたぐ自動化の設計・構築や、プログラムでの連携の開発、その後の保守はおまかせプラン（要相談）でお引き受けします。
相談プランは月額5,000円（税込5,500円）、初月は無料です。
料金プランを見るよくある質問
- Zapierは英語の画面ですが、使えますか？
- 操作の流れが分かれば使えます。日本語で使えるツールや、すでにお使いのサービスの標準機能で足りる場合もあるので、まずはご相談ください。
- 自動化すると、データが勝手に消えたりしませんか？
- 設定によっては上書きが起きることがあります。最初は手作業と並行して確かめる期間を設け、元のデータも残しておくと安心です。
- どのくらいの作業なら自動化する価値がありますか？
- 毎日・毎週くり返す転記なら、多くの場合効果があります。年に数回の作業なら、手作業のままのほうが楽なこともあります。
- 自動化ツールの月額料金がかかりますか？
- 無料プランで足りる場合もあります。動かす回数によって料金が変わるので、公式サイトで確認しつつ、必要な規模をご提案します。