経費精算を紙からアプリに切り替えたいと思っていませんか？
小さな会社に合う始め方を一緒に決めます
更新日 2026年10月26日
結論
経費精算を電子化するときは、まず今使っている会計ソフトと連携できる経費精算アプリを候補にし、「誰が申請し、誰が承認し、誰が会計に入れるか」の流れを紙のときと同じ形で決めてから始めると失敗しにくくなります。領収書はスマホで撮影して申請できますが、紙の原本をいつ捨ててよいかなどの保存のルールは、税理士に確認してから運用するのが安全です。
月末になると、社員から領収書の束と手書きの精算書が届く。台紙にのりで貼って、金額を電卓で確かめて、会計ソフトに一件ずつ入力する。レシートがなくなった、日付が読めない、誰の分か分からない。社員にとっても、遠方への移動のたびに紙を集めて提出するのは面倒な作業です。
「経費精算をアプリにしたい」と思っても、種類が多く、会計ソフトとの連携や電子帳簿保存法など、気になることも多いはず。このページでは、小規模の会社が経費精算を電子化するときの進め方と、最初に決めておきたいことをまとめました。今の精算の流れを教えていただければ、合った始め方をご提案します。
こんな状況ではありませんか？
- 領収書を台紙に貼って提出する作業に、毎月時間を取られている
- 社員が精算を月末にまとめて出すので、なくした領収書が出てくる
- 会計ソフトへの入力を一件ずつ手作業でしている
- 経費精算アプリを入れたいが、どれを選べばいいか分からない
- 電子帳簿保存法の話を聞いて、何をすればいいのか不安になっている
ひとつでも当てはまったら、このページの方法で解決できます。
経費精算アプリで何が変わるのか
経費精算アプリは、社員がスマホで領収書を撮影すると、日付や金額を読み取って申請書を作ってくれるサービスです。上司はスマホやパソコンで承認でき、承認された経費は会計ソフトに自動で送られます。
紙の精算と比べると、次のところが変わります。
- 社員：その場で撮影して申請できるので、領収書を持ち歩いたり貼ったりする手間がなくなります
- 承認する人：外出先でも内容を確かめて承認できます
- 経理：金額の転記や、会計ソフトへの入力の手間が大きく減ります
一方で、アプリを入れれば全部解決するわけではありません。交通費の扱い、現金で立て替えたものと会社のカードで払ったものの区別、承認者が不在のときの扱いなど、紙のときは暗黙で回っていたルールを、アプリに合わせて決め直す必要があります。
また、領収書を電子で保存するときのルール（電子帳簿保存法など）は、会社の状況によって対応が変わります。どこまで対応が必要かは、お付き合いのある税理士などの専門家に確認してください。
まず自分で試せること
- 今の経費精算の流れを紙に書き出す。「誰が・何を・いつまでに・誰に出して・誰が会計に入れるか」を1枚にまとめると、アプリで置き換える部分がはっきりします
- 今使っている会計ソフト（freee、マネーフォワード、弥生など）の名前と、その会社が出している経費精算の機能やサービスがあるか確認する。同じ会社のものは連携の手間が少ないことが多いです
- 経費精算を使う人数と、月の申請件数のおおよそを数える。料金は人数で決まるサービスが多いので、比較のときに必要です（料金は各社の公式サイトで確認してください）
- 候補を1〜2個に絞ったら、無料のお試し期間で、社員1〜2人に実際の領収書を撮影して申請してもらう。読み取りの正確さや、操作の分かりやすさを確かめます
- 紙の原本の扱い（すぐ捨ててよいか、一定期間保管するか）は、自己判断せずに税理士に確認する
- 本格的に切り替える月を決め、それまでの分は紙で締める。途中で混ぜると、どちらに出したか分からなくなります
自分でやると難しいところ
経費精算アプリ選びで迷うのは、機能の違いよりも「うちの会社の流れに合うか」です。承認者が社長1人なのか複数いるのか、会社のクレジットカードを使っているか、交通費の精算が多いか、日当があるかで、合うサービスが変わります。
ChatGPTやネット記事は人気のアプリを並べてくれますが、あなたの会社の会計ソフトとの連携や、社員のITの得意不得意までは考えてくれません。導入したのに社員が使いこなせず、結局紙に戻ってしまうのは、この最初の設計が合っていなかったときです。
それでも解決しないときは、送るだけ
- 送る：今の経費精算の流れ（手書きのメモでOK）、使っている会計ソフト、精算する社員の人数
- 任せる：担当スタッフが、会社の流れに合う経費精算アプリの候補と、切り替えの段取りをご提案
- 解決：社員はスマホで撮って申請、経理は確認するだけ。月末の紙の山がなくなる状態に
よくあるケース
例えば「経費精算アプリを入れたが、社員が使ってくれず結局紙に戻った」という相談がよくあります。原因の多くは、承認の流れや勘定科目の選択肢が細かすぎて、社員が申請のたびに迷っていたことです。よく使う経費の種類を絞り、交通費などはテンプレートを用意し、最初の1か月は経理担当が一緒に申請してみるようにすると、社員も迷わず使えるようになります。
料金
経費精算アプリの選び方や、今の流れの整理の相談は相談プランの範囲内です。アプリの初期設定、会計ソフトとの連携、社員向けの使い方の説明を画面を見ながら一緒に進める場合は伴走プランでお手伝いします。
相談プランは月額5,000円（税込5,500円）、初月は無料です。
料金プランを見るよくある質問
- スマホで撮影した領収書だけで、紙は捨ててもいいですか？
- 保存の条件があるため、会社の状況によって扱いが変わります。捨てる前に税理士などの専門家に確認してください。
- 高齢の社員でも使えますか？
- 撮影して送るだけのアプリも多く、使い方を絞れば大丈夫なことが多いです。最初の使い方の説明もお手伝いします。
- 会計ソフトを使っていなくても導入できますか？
- 導入はできますが、会計ソフトと合わせて考えた方が手間が減ります。両方まとめてご相談ください。
- 交通系ICカードの交通費も取り込めますか？
- カードの利用履歴を読み込める経費精算アプリもあります。毎月の交通費が多い会社では、選ぶときの大事な比較ポイントになります。