請求書の作成と郵送に毎月時間を取られていませんか？
今のやり方を送るだけ、クラウドへの切り替えを一緒に整えます
更新日 2026年10月26日
結論
請求書をクラウドで発行するには、請求書作成サービス（または会計ソフトの請求書機能）に、自社情報・取引先・品目を登録し、毎月の請求書をそこで作ってPDFのままメールやサービス上で送る形に切り替えます。まずは「郵送でなくてもよい取引先」から順にメール送付に変えると、無理なく移行できます。インボイス制度の記載項目は、サービスの設定で整えたうえで、判断に迷う点は税理士に確認してください。
月末になると、Excelの請求書のひな形を取引先ごとにコピーして、金額と日付を書き換え、印刷して、押印して、封筒に宛名を書いて、切手を貼って、ポストへ。取引先が20社もあれば、それだけで1日がかりです。計算ミスや宛先の入れ違いがないか、毎回ひやひやしている。クラウドの請求書サービスで楽になると聞いても、どれを選んで、どう切り替えればいいのか分かりません。
請求書のクラウド化は、仕組みさえ整えてしまえば、毎月の作業がかなり軽くなります。まずはこのページで流れをつかんでみてください。今使っている請求書のひな形や、毎月の作業の流れをチャットで送っていただければ、切り替えの手順を一緒に考えます。
こんな状況ではありませんか？
- 毎月、Excelのひな形をコピーして請求書を作っている
- 印刷・押印・封入・郵送に、毎月まる1日かかっている
- 計算ミスや、別の取引先の請求書を同封してしまわないか不安
- 過去の請求書を探すのに、フォルダや紙のファイルをひっくり返している
- 会計ソフトに売上を入力し直していて、二度手間になっている
ひとつでも当てはまったら、このページの方法で解決できます。
そもそも請求書の「クラウド化」とは何か
クラウドの請求書サービスは、インターネット上で請求書を作り、送り、保存までできる仕組みです。パソコンにソフトを入れる必要はなく、ブラウザから使えます。
Excelで作る場合と比べて、主に次の点が変わります。
- 取引先や品目を一度登録すれば使い回せる：毎回、宛名や単価を打ち直す必要がなくなります
- 計算が自動：消費税の計算や合計金額は自動で出るので、計算ミスが減ります
- メールで送れる：作った請求書をPDFにして、サービスから直接メールで送れるものが多いです。郵送の代行機能があるサービスもあります
- 過去の請求書がすぐ探せる：取引先名や日付で検索できます
- 会計ソフトとつながる：同じ会社の会計ソフトなどと連携すると、売上の入力を自動にできることがあります
なお、インボイス制度（消費税の仕入税額控除のために、決められた項目を記載した請求書を発行する制度）に対応した項目を設定できるサービスが多いですが、自社の取引で何を記載すべきかは、税理士に確認しておくと安心です。
まず自分で試せること
- 今の作業を書き出す。「毎月何通作るか」「郵送とメールの割合」「毎月同じ内容の取引先がどれくらいあるか」をメモすると、どの機能が必要かがはっきりします
- 会計ソフトをすでに使っている場合は、同じ会社の請求書機能があるかを先に確認する。会計ソフトと連携しやすく、二度手間を減らせます
- 候補のサービスは、無料プランや試用期間で、実際に1通作ってみる。自社のロゴや印影、振込先、登録番号（インボイスの番号）が入れられるか、見た目が今の請求書と大きく変わらないかを確認します。料金は各サービスの公式サイトで確認してください
- 取引先の一覧を整理する。会社名・部署・担当者名・メールアドレス・郵送先をExcelでまとめておくと、サービスへの登録がスムーズです
- 切り替えの最初の月は、Excelとクラウドの両方で作って金額が合っているか確かめる。問題なければ、メールで送ってよい取引先に「次回から請求書をPDFでお送りします」と案内します
自分で切り替えるのが難しいところ
クラウドの請求書サービスは数が多く、ネットの比較記事やChatGPTに聞いても、「どれも便利です」という答えになりがちです。それはあなたの会社の取引の形（毎月同じ請求か、毎回内容が違うか、郵送が必要な相手が何社あるか、どの会計ソフトを使っているか）を知らない一般論だからです。
また、実際に使い始めると、請求書の番号の付け方、端数の計算方法、源泉徴収が必要な取引、複数の担当者で作るときの権限など、細かい設定で迷うことがよくあります。最初の設定がずれていると、あとで請求書を作り直す手間が出てしまいます。
それでも解決しないときは、送るだけ
- 送る：今使っている請求書のひな形（スクショやファイル）、毎月の通数、使っている会計ソフト名をチャットで送信
- 任せる：担当スタッフが、あなたの取引に合うサービスの候補と、登録・設定の手順を案内します
- 解決：毎月の請求書作成と送付が短時間で終わり、過去の請求書もすぐに探せる状態になります
よくあるケース
例えば「クラウドで請求書を作るようにしたら、消費税の金額がExcelと1円ずれる」という相談がよくあります。原因の多くは、端数の処理（切り捨て・四捨五入）や、消費税を明細ごとに計算するか合計で計算するかの設定が、これまでのExcelと違っていることです。サービスの設定を今までのやり方に合わせると、金額が一致するようになります。どちらの計算方法にすべきか迷う場合は、税理士にも確認しておくと安心です。
料金
この内容は相談プラン（月額5,000円・税込5,500円）の範囲内です。チャットで何度でも聞けて、初月は無料。いつでも解約できます。
料金プランを見るよくある質問
- メールで送った請求書でも、受け取ってもらえますか？
- 多くの取引先はPDFでの送付に応じてくれます。紙を希望される相手には、郵送代行機能を使う方法もあります。
- 押印はどうすればいいですか？
- 印影の画像を請求書に入れられるサービスが多いです。押印が必要かどうかは取引先の希望に合わせて決めます。
- Excelの請求書をそのまま使い続けたいです
- それも一つの選択肢です。Excelのひな形を自動計算できる形に整え直す方法もあるので、状況に合わせて考えます。
- 電子帳簿保存法への対応も気になります
- 送った請求書の保存のしかたも関わってきます。具体的な要件は税理士・専門家に確認しつつ、ツールの設定面をお手伝いします。
- 毎月同じ内容の請求書は、自動で作れますか？
- 多くのサービスに、毎月決まった日に同じ内容の請求書を作る機能があります。金額が変わる取引先だけ手で直す形にすると、作業がさらに短くなります。