電話やFAXのやり取りに追われていませんか？
今の連絡の流れを送るだけ、チャットやメールへの切り替え方を一緒に考えます
更新日 2026年10月26日
結論
電話やFAXを減らすときは、まず「社内の連絡」をチャットツールに移し、次に「FAXで届く注文や書類」をメールやWebフォーム、FAXをメールで受け取れるサービスに置き換える、という順番がおすすめです。取引先にはお願いの文書を用意し、FAXと新しい方法をしばらく並行して使うと、相手にも負担をかけずに移行できます。何から始めるか迷ったら、今の連絡の流れを送って相談してください。
事務所の電話が鳴るたびに作業が止まる。「〇〇さんいますか」「さっきの件ですが」と、取り次ぎと折り返しだけで午前中が終わる。取引先からの注文はFAXで届き、手書きの文字を読み取ってパソコンに打ち直す。本当はもっとほかの仕事をしたいのに、連絡の受け渡しに一日の大半を使っている。チャットやメールに変えたいと思っても、相手もいることなので、どこから手をつければいいか分かりません。
いきなり全部を切り替える必要はありません。まずは社内の連絡から、次に一部の取引先から、と順番に進めるのが現実的です。今の連絡の流れ（誰と・何を・どの手段で）をざっくり書いてチャットで送ってください。どこから変えると効果が大きいかを一緒に考えます。
こんな状況ではありませんか？
- 電話の取り次ぎや折り返しで、一日に何度も作業が中断される
- 取引先からの注文がFAXで届き、手で打ち直している
- 社内の連絡は電話か口頭で、言った・言わないのトラブルがある
- 社員はLINEで連絡しているが、仕事用と私用が混ざっていて心配
- 年配の取引先が多く、FAXをやめたら困るのではと気がかり
ひとつでも当てはまったら、このページの方法で解決できます。
なぜ電話とFAXは手間がかかるのか
電話とFAXは、「誰にでも通じる」という大きな強みがあります。一方で、次のような手間が生まれやすい連絡手段でもあります。
- 電話は相手の時間を止める：かけた側の都合で、受けた側の作業が中断されます。不在なら取り次ぎ・伝言・折り返しの手間も増えます
- 記録が残りにくい：話した内容はメモしない限り残らず、「言った・言わない」が起きやすくなります
- FAXは打ち直しが必要：紙で届くので、内容をパソコンに入力し直す二度手間が生まれます。読み間違いの心配もあります
チャット（Slack・Chatwork・LINE WORKSなど、短い文章で会話のようにやり取りする仕組み）やメールに移すと、相手の都合のよいときに読めて、やり取りがそのまま記録として残ります。ただし、全員がすぐに使いこなせるわけではないので、移行のしかたが大切です。
まず自分で試せること
- 1週間だけ、電話とFAXの件数をメモする。「誰から」「何の用件か」「取り次ぎが必要だったか」を簡単に書くだけで、どの連絡を減らせば効果が大きいかが見えてきます
- 社内連絡から始める。まずは管理者を含めた2〜3人で、チャットツールの無料プランなどを試し、「急ぎ以外の連絡はここに書く」というルールを1つだけ決めます
- 私用のLINEで仕事の連絡をしている場合は、仕事用のツール（LINE WORKSなど）に分けることを検討する。退職者のスマホに仕事のやり取りが残るのを防げます
- FAXの注文は、すぐにやめるのではなく、受信したFAXをメールやPDFで受け取れる「インターネットFAX」などのサービスを調べる。紙は減らしつつ、相手にはこれまでどおりFAXで送ってもらえます。料金や条件は各サービスの公式サイトで確認してください
- 取引先には「今後はメールでのご連絡もお受けしています」という案内を、請求書やFAXの送付状に一言添えるところから始める。応じてくれた相手から順に切り替えます
ここで詰まりやすいところ
「FAX廃止」「チャット導入」のやり方は、ネットにもChatGPTにもたくさんあります。ただ、それは一般的な会社を想定した答えで、あなたの会社の取引先の顔ぶれ、社員の年齢やスマホの使い方、今の電話の契約までは考えてくれません。どのツールを選ぶかより、「誰の・どの連絡から移すか」の順番を間違えないことのほうが、成功に大きく関わります。
また、ツールを入れたのに結局使われず、電話とチャットの両方を見なければいけなくなって、かえって手間が増えた、という話もよく聞きます。導入のときに、使うルールや招待の方法、通知の設定までそろえておかないと、定着しにくいのです。
それでも解決しないときは、送るだけ
- 送る：今の連絡の流れ（社内・取引先・お客様それぞれ、電話・FAX・メール・LINEのどれを使っているか）と、困っていることをチャットで送信
- 任せる：担当スタッフが、効果が大きく無理のない順番と、あなたの会社に合うツールの候補を整理します
- 解決：電話やFAXに振り回される時間が減り、やり取りが記録として残る状態に近づきます
よくあるケース
例えば「社内の連絡をチャットに変えたのに、結局みんな電話してくる」という相談がよくあります。話を聞くと、チャットの通知がオフになっていて、書いても気づいてもらえないことが原因になっていることが多いです。スマホとパソコンの通知を全員そろえて設定し、「急ぎは電話、それ以外はチャット」と使い分けを決め直すと、少しずつ電話が減っていきます。
料金
この内容は相談プラン（月額5,000円・税込5,500円）の範囲内です。チャットで何度でも聞けて、初月は無料。いつでも解約できます。
料金プランを見るよくある質問
- どのチャットツールがいいですか？
- 社員の人数、スマホ中心かパソコン中心か、取引先ともやり取りするかで変わります。状況を教えていただければ、候補を一緒に比べます。
- FAXの番号はなくしても大丈夫ですか？
- 番号を残したまま、FAXをメールで受け取る方法もあります。取引先の状況を見ながら、段階的に判断するのがおすすめです。
- 年配の社員がチャットを使えるか心配です
- 最初は「読むだけ」「スタンプで返すだけ」から始めると、負担が少なく慣れやすいです。使い方の説明のしかたも相談できます。
- 取引先へのお願いの文面はどう書けばいいですか？
- 「FAXも引き続きお受けします」と添えて、相手に選んでもらう形にすると角が立ちにくいです。文面のたたき台づくりもお手伝いします。