パソコンの操作方法を社内でまとめておきたいのに、マニュアルの作り方で止まっていませんか？
いつもの手順を送るだけで、伝わる形に整えます
更新日 2026年10月26日
結論
社内の操作マニュアルは、「止まると困る業務」から一つずつ、1業務1ページで作るのが続けるコツです。目的・使う画面・手順・つまずきやすい点の4つを決まった形（テンプレート）で書き、手順には画面のスクショを付けます。最初から完璧を目指さず、実際に別の人に読んでもらって分からなかったところを直すと、引き継ぎに使える資料になります。
請求書の発行、会計ソフトへの入力、ホームページのお知らせの更新。決まった操作なのに、手順を知っているのは担当の一人だけ。その人が休んだり辞めたりすると、誰も分からず業務が止まってしまう。マニュアルを作ろうと思っても、どこから書けばいいのか、どこまで細かく書けばいいのかが分からない…。
まずはこのページで、マニュアルを作る順番と、続けやすい形を確認してみてください。いつもの操作を箇条書きにしたメモや、画面のスクショをチャットで送っていただければ、誰が読んでも分かる形に整えるお手伝いをします。
こんな状況ではありませんか？
- 担当者が一人しか知らない操作があり、その人が休むと仕事が止まる
- 前任者の引き継ぎ資料が、本人にしか分からないメモ書きだった
- マニュアルを作り始めたが、文章ばかりで読みにくくなってしまった
- ソフトの画面が変わるたびに、マニュアルが古くなって使われなくなった
- WordとExcel、紙のどれで作ればいいか決められない
ひとつでも当てはまったら、このページの方法で解決できます。
なぜ社内マニュアルは作っても使われないのか
マニュアルが使われなくなるのには、よくある理由があります。
- 書いた人にしか分からない：慣れている人は、無意識にしている操作を書き飛ばしてしまいます。「いつものボタン」「例のファイル」では、新しい人には伝わりません
- 一冊に詰め込みすぎ：何十ページもの大きなマニュアルは、探すのが大変で開かれなくなります
- 更新されない：ソフトの画面や手順が変わっても直されず、古い情報が混ざっていきます
- 置き場所が分からない：共有フォルダの奥や、誰かのパソコンの中にあり、必要なときに見つかりません
テンプレートとは、毎回同じ見出しと形で書くための「ひな形」のことです。形がそろっていると、書く人は迷わず、読む人も探しやすくなります。
まず自分で試せること
- 「この人が休んだら困る」業務を書き出し、困る度合いが大きい順に3つ選ぶ。最初はこの3つだけ作ります
- 1業務1ページで、「この作業の目的」「使うソフトや画面」「手順」「よくあるつまずきと対処」の4つの見出しを決め、テンプレートにする
- 手順は、いつもの担当者が実際に操作しながら、画面のスクショを撮っていく。Windowsなら「Windows」キー＋「Shift」＋「S」で画面の一部を切り取れます
- 手順は1行に1つの操作だけを書く。「〇〇を開いて、△△を押して、□□を入力」ではなく、3行に分けます
- できあがったら、その業務をしたことがない人に、マニュアルだけを見て操作してもらう。手が止まったところが、書き足すべき場所です
- 置き場所を一か所に決め、各ページの上に「最後に直した日」と「直した人」を書く欄を作る
作ってみると難しいところ
マニュアル作りでいちばん大変なのは、慣れた人の頭の中にある手順を、慣れていない人の言葉に置き換えることです。担当者は忙しく、書く時間が取れない。書いても、どこが分かりにくいのか本人には分からない。結局、途中で止まってしまう会社が多いのです。
ChatGPTに「マニュアルのテンプレートを作って」と頼めば、それらしい形はすぐに出てきます。ただ、あなたの会社の業務の流れや、使っているソフトの画面を知らないので、中身を埋める作業は残ったままです。どの業務から手を付け、どこまで細かく書けば足りるかは、実際の作業を知る人と一緒に決めるのが近道です。
もう一つの壁は、作ったあとに誰が直すかが決まっていないことです。会計ソフトやクラウドのサービスは、画面の見た目やボタンの位置がよく変わります。「画面が変わったと気づいた人が、その場でスクショを撮り直して差し替える」のように、更新の決まりを最初に作っておくと、マニュアルが生きた資料として使われ続けます。
それでも解決しないときは、送るだけ
- 送る：マニュアルにしたい業務の名前、担当者が書いた手順のメモ（走り書きでOK）、使っているソフトの画面のスクショをチャットで送信
- 任せる：スタッフが、テンプレートの形と書き方を整え、分かりにくいところや抜けている手順を指摘します。伴走プランなら、画面を見ながら一緒に手順を確認して作れます
- 解決：担当者以外でも操作できるマニュアルが手元に残る状態に。画面が変わったときの直し方の決まりもお伝えします
よくあるケース
例えば「経理担当が退職することになり、会計ソフトと請求書発行の手順を急いで残したい」という相談がよくあります。担当者に操作しながら画面のスクショを撮ってもらい、1業務1ページのテンプレートに当てはめていくと、短い期間でも引き継ぎに使える資料ができます。後任の方に実際に操作してもらい、止まったところを書き足すと、さらに使える形になります。
料金
マニュアルの作り方やテンプレートの相談、書いた内容へのアドバイスは相談プランでお受けします。画面を共有しながら担当者と一緒に手順を確認して作りたい場合は伴走プラン、業務の聞き取りからマニュアル一式の作成までを任せたい場合はおまかせプラン（要相談）をご利用ください。
相談プランは月額5,000円（税込5,500円）、初月は無料です。
料金プランを見るよくある質問
- Word、Excel、PowerPoint、どれで作るのがいいですか？
- 画面のスクショを多く使うならPowerPointやGoogleスライドが作りやすく、文章が中心ならWordやGoogleドキュメントが向いています。社内で編集しやすいものを選びましょう。
- 動画でマニュアルを作るのはどうですか？
- 操作の流れを見せるのに便利です。ただし直すのが大変なので、紙やデータのマニュアルと組み合わせるのがおすすめです。
- パソコンに詳しくない社員向けに、基本操作のマニュアルも作れますか？
- はい。ファイルの保存場所やメールの送り方など、社内で共通の基本操作をまとめるお手伝いもできます。
- 作ったマニュアルをどこに置けばいいですか？
- 共有フォルダやクラウドなど、全員がすぐ開ける場所が向いています。今の環境に合わせて置き場所も一緒に考えます。