社内のタスクや情報がバラバラで、誰が何をしているか分からなくなっていませんか？
今の回し方を伝えるだけで、続けられる共有の仕組みを一緒に作ります
更新日 2026年10月26日
結論
小さな会社のタスク管理は、ツールの機能よりも「どこに書けば仕事として扱われるか」を一つに決めることが出発点です。まず「タスク名・担当・期限・状態（未着手・作業中・完了）」の4項目だけの表から始め、社内の連絡ツールと役割を分ければ、Notionのような自由度の高いツールでも続けやすくなります。何をどこまで作ればいいか迷ったら、今の仕事の回し方を伝えて相談するのが早道です。
仕事の依頼は口頭、LINE、メール、付箋とバラバラ。「あの件どうなった？」と聞かれて、誰がやっているのか、どこまで進んでいるのか分からない。マニュアルや取引先の情報も、ある人のパソコンの中や頭の中にしかない。タスク管理ツールを入れようとNotionを開いてみたけれど、自由すぎて何から作ればいいか分からず、結局使わなくなった…という声をよく聞きます。
このページでは、小さな会社でタスクや情報を共有する仕組みの作り方を、ツール選びから順番にまとめました。迷ったら、社員の人数、今どうやって仕事を頼んでいるか、困っている場面をチャットで送ってください。続けられる形を一緒に考えます。
こんな状況ではありませんか？
- 仕事の依頼がLINE・メール・口頭に散らばって、抜け漏れが起きる
- 「あの件どうなった？」と聞かないと、進み具合が分からない
- Notionを触ってみたが、白紙のページを前に何を作ればいいか分からなかった
- ツールを入れても、結局数週間で誰も更新しなくなった
- 手順書や取引先の情報が特定の社員の頭の中にしかなく、休まれると困る
ひとつでも当てはまったら、このページの方法で解決できます。
なぜ社内のタスクや情報はバラバラになるのか
原因の多くは、ツールではなく「置き場所のルール」がないことです。
- 連絡とタスクが混ざっている：チャットの流れの中で頼まれた仕事は、数日たつと流れて見えなくなります
- 置き場所が人によって違う：Excelの人、手帳の人、LINEのメモの人…と分かれると、全体が見えません
- ツールが重すぎる：最初から項目を作り込みすぎると、入力が面倒になって続きません
そこで、役割を分けて考えます。
- チャットツール（LINE WORKS・Slack・Chatworkなど）：その場のやり取り
- タスク管理・情報共有ツール（Notion・Trello・Googleスプレッドシートなど）：「誰が・いつまでに・何を」と、手順書などの残しておく情報
Notionは、表・ページ・チェックリストを自由に組み合わせられる情報共有ツールです。タスク表と社内マニュアルを1か所にまとめられるのが強みですが、自由度が高いぶん、最初の型を決めないと迷いやすいツールでもあります。料金やプランは変わることがあるので、公式サイトで確認してください。
まず自分で試せること
- 今の仕事の流れを書き出す。「誰から誰に、何で頼んでいるか」を1週間分メモし、抜け漏れが起きやすい場面を見つける
- 置き場所のルールを1行で決める。例えば「頼んだ仕事はタスク表に書く。チャットは相談だけ」のように、どこに書いたら仕事として扱うかを決める
- タスク表は「タスク名・担当・期限・状態」の4項目だけで始める。Notionなら新しいページで「データベース（表）」を作り、項目を4つだけ用意する。慣れるまでは項目を増やさない
- 表示を切り替えて見やすくする。Notionでは同じ表を「ボード」（状態ごとに列が並ぶ表示）にすると、未着手・作業中・完了が一目で分かります
- 朝礼や週1回の打ち合わせで、タスク表を画面に映して確認する習慣をつける。ツールは「見る場面」を決めると続きます
- 手順書や取引先の情報は、タスクとは別のページにまとめ、タスクから関連するページにリンクを貼る
自分で仕組みを作ると難しいところ
タスク管理ツールの導入でいちばん多い失敗は、最初に作り込みすぎて、誰も入力しなくなることです。逆に、項目が少なすぎて結局何も分からない、ということも起こります。ちょうどいい形は、会社の人数、仕事の種類、社員のITへの慣れ具合で変わります。
ネット記事やChatGPTは、Notionのテンプレートやタスク管理のコツをたくさん教えてくれます。ただ、それはあなたの会社でどんな仕事がどう流れているかを見ていない一般論です。テンプレートをそのまま入れても、自社の言葉や仕事の流れに合わず、使われなくなりがちです。
また、仕組みを作った人だけが使い方を分かっている状態だと、その人が忙しくなった瞬間に止まります。社員への説明や、使い始めの数週間のフォローまでを含めて考えるのが、定着させるコツです。
それでも解決しないときは、送るだけ
- 送る：社員の人数、今どうやって仕事を頼んでいるか、困っている場面（抜け漏れ・属人化など）をチャットで送信
- 任せる：担当スタッフが仕事の流れを整理し、合うツールと、最初に作る表やページの形をご提案します
- 解決：無理なく続けられるタスク表と情報の置き場所ができます。社員への説明のしかたもあわせてお伝えします
よくあるケース
例えば「Notionでタスク管理を始めたが、1か月で誰も更新しなくなった」という相談はよくあります。原因の多くは、最初に項目を十数個作り込んでしまい、入力が面倒になったことと、表を見る場面が決まっていなかったことです。項目を担当・期限・状態の数個に絞り、朝礼でボード表示を一緒に見る習慣を作ると、更新が続くようになります。
料金
ツール選びや設定方法のご相談は、相談プランで何度でも対応します。画面を一緒に見ながら表やページを作り込み、社内への定着まで並走してほしい場合は、伴走プラン（オンライン打ち合わせ月2回まで）がおすすめです。
相談プランは月額5,000円（税込5,500円）、初月は無料です。
料金プランを見るよくある質問
- Notion以外にも選択肢はありますか？
- はい。タスクだけならTrelloやGoogleスプレッドシート、チャットと一緒にまとめたいならLINE WORKSなどもあります。社内の慣れや使い方に合わせてご提案します。
- ITが苦手な社員でも使えますか？
- 入力する項目を絞り、スマホからでも見られる形にすれば使いやすくなります。社員向けの簡単な使い方のメモもお手伝いします。
- 無料のプランで足りますか？
- 人数や使いたい機能によって変わります。料金は公式サイトで確認したうえで、無料の範囲で始められるかをご案内します。
- 今あるExcelのタスク表を移せますか？
- 多くの場合、Excelの表を取り込めます。どの項目を残すかを整理してから移すのがおすすめです。