退職した社員のアカウント、どう止めればいい？
洗い出しから引き継ぎまで一緒に進めます
更新日 2026年10月26日
結論
退職者のアカウントは、まず本人が使っていたサービスを一覧にし、メールやファイルなど残すべきデータを引き継いでから、パスワード変更・アカウント停止・削除の順で止めます。退職日にいきなり削除せず、まずログインできない状態にして、しばらく様子を見てから削除するのが安全です。共有していたパスワードは、退職者が知っている前提ですべて変更してください。
長く勤めてくれた事務の方が今月末で退職する。送別会の段取りはついたけれど、ふと気づくと、その人が使っていたメール、会計ソフト、ネットバンキング、通販サイト、SNSのアカウント…何にログインしていたのか、会社の誰も全部は把握していない。辞めたあとにログインできる状態のままでいいはずはないけれど、何から手をつければいいのか分からない。
退職者のアカウントは、慌てて削除すると必要なデータまで消えてしまうことがあります。大事なのは「洗い出す→引き継ぐ→止める」の順番です。まずはこのページの「自分で試せること」で全体像をつかんでください。そのうえで、使っているサービスの一覧（分かる範囲で大丈夫です）を送っていただければ、止める順番と引き継ぎ方を一緒に整理します。
こんな状況ではありませんか？
- 退職する社員が、どのサービスにログインしていたか一覧がない
- 会社の代表メールや通販サイトのパスワードを、社員みんなで共有している
- 辞めた人のメールアドレスに、今も取引先からメールが届いている
- アカウントを削除すると、その人が作ったファイルまで消えるのではと心配
- 前に辞めた人のアカウントが、実はまだ残っているかもしれない
ひとつでも当てはまったら、このページの方法で解決できます。
なぜ退職者のアカウント対応が大事なのか
ここ数年で、仕事に使うサービスの多くがクラウド（インターネット上のサービス）になりました。便利な反面、会社の外からでもログインできるため、退職したあとも同じIDとパスワードで入れてしまいます。
- 情報が外に持ち出せる状態が続く：悪意がなくても、退職者のスマホにメールアプリが残っていれば、会社のメールが届き続けます
- 共有パスワードは「全員が知っている鍵」：通販サイトや銀行のログイン情報を共有していると、一人辞めるたびに鍵を替える必要があります
- 削除しすぎも困る：Microsoft 365やGoogle Workspaceでは、アカウントを削除するとその人のメールやファイルも一定期間後に消えます。取引先とのやりとりや作りかけの資料が残っていることも多いです
- お金も出ていく：使われなくなったアカウントの月額料金を払い続けているケースもあります
まず自分で試せること
- 退職する本人と一緒に、ブラウザに保存されたパスワードの一覧（Chromeなら右上の「︙」→「パスワードと自動入力」→「Google パスワード マネージャー」）や、スマホのアプリ一覧を見ながら、仕事で使っているサービスを書き出す
- 書き出したサービスごとに「本人専用のアカウント」か「みんなで共有しているアカウント」かを分けて印をつける
- 本人専用のアカウントは、メール・ファイル・連絡先など残すべきデータを、引き継ぐ人に移すか共有してもらう。取引先には担当者変更のお知らせを出しておく
- 退職日には、本人専用のアカウントのパスワードを管理者側で変更するか、管理画面でサインインを止める（削除は様子を見てから）
- 共有していたアカウントは、退職日（最終出社日）のうちにすべてパスワードを変更する。二段階認証の通知先が退職者のスマホになっていないかも確認する
- 会社が貸していたパソコンやスマホを返してもらい、サインインしたままのアプリがないか確認する
ここで詰まりやすい
ネットやChatGPTで調べると「アカウントを削除しましょう」「パスワードを変更しましょう」と、正しい手順が出てきます。ただ実際には、会社ごとに使っているサービスの組み合わせが違うので、どれが残っているか、どれから止めるべきかの判断がつきません。
とくに迷うのは、退職者のメールアドレスをどうするか（共有メールボックスにして残す、別の人に転送する、など）や、二段階認証の通知が退職者のスマホに届く設定になっていてログインできなくなる、といったサービスごとの事情です。管理画面の場所もサービスによってばらばらで、一般論の手順では探しきれないことがよくあります。
それでも解決しないときは、送るだけ
- 送る：退職者が使っていたと思われるサービスの一覧（分かる範囲で）、退職日、引き継ぐ人をチャットで送信
- 任せる：担当スタッフが止める順番とデータの引き継ぎ方を整理し、サービスごとの管理画面での操作をご案内
- 解決：退職者がログインできない状態になり、必要なデータは手元に残った状態に。次に誰かが辞めるときに使えるチェック表もお作りします
よくあるケース
例えば「辞めた営業担当のメールアドレスに、まだ取引先から問い合わせが届いている」という相談はよくあります。多くの場合、アカウントを削除せずにパスワードを変更してサインインを止め、届いたメールを後任者に転送する設定にすると解決します。数か月たって問い合わせが落ち着いたら、必要なメールを保存したうえでアカウントを整理すると、ライセンス料の無駄もなくなります。
料金
この内容は相談プラン（月額5,000円・税込5,500円）の範囲内です。チャットで何度でも聞けて、初月は無料。いつでも解約できます。
料金プランを見るよくある質問
- 退職日より前に止めても大丈夫ですか？
- 引き継ぎが終わっていれば、最終出社日の終業時に止めるのが一般的です。本人と相談して時間を決めておくとスムーズです。
- 前に辞めた人のアカウントが残っているか確認できますか？
- Microsoft 365やGoogle Workspaceなら、管理画面でユーザーの一覧や、最近サインインしているかどうかを確認できます。見方をご案内します。
- 会社のSNSアカウントも退職者が管理していました
- ログイン用のメールアドレスと電話番号が誰のものになっているかが大事です。会社のものに変えてから、パスワードを変更しましょう。
- 退職者から個人のデータを返してほしいと言われました
- 会社のデータとの切り分けが必要です。取り扱いのルールに迷う場合は、社労士など専門家への確認もおすすめします。