スキャンしたPDFで文字検索ができない・ファイルが重くて困っていませんか？
設定を見直せば、探せて軽いPDFになります
更新日 2026年10月26日
結論
スキャンしたPDFが検索できないのは、中身が文字ではなく画像として保存されているからです。OCR（画像の中の文字を読み取ってデータにする機能）をかけると検索できるようになります。ファイルが重いのは、解像度が高すぎるかカラーで読み取っていることが主な原因で、文字中心の書類なら解像度を300dpi程度にし、白黒またはグレーで読み取ると大きく軽くなります。複合機の設定でOCR付きPDFが選べないか、まず確認してみてください。
契約書や過去の請求書を、場所を取らないようにと複合機でスキャンしてPDFにした。ところが、いざ「あの取引先の契約書はどれだっけ」と社名で検索しても1件もヒットしない。おまけに1ファイルが数十MBもあって、メールに添付しようとしたら容量オーバーで送れない…。
スキャンしたPDFは、そのままでは「文字の写真」なので検索できません。でも、OCRという処理と、スキャンの設定を少し見直すだけで、探せて軽いPDFにできます。まずはこのページの手順を試してみてください。うまくいかなければ、そのPDFと使っている複合機の機種名をチャットで送ってください。どこを変えればいいかをご案内します。
こんな状況ではありませんか？
- スキャンしたPDFの中で Ctrl＋F を押して社名を探しても、何も見つからない
- PDFの文字をなぞってコピーしようとしても、選択できない
- 白黒の書類なのに、1枚あたりのファイルサイズがやけに大きい
- 何十ページもスキャンしたPDFを、メールで送れずに困っている
- 無料のOCRサイトがたくさんあるが、契約書を上げてよいのか不安
ひとつでも当てはまったら、このページの方法で解決できます。
なぜ検索できない・重いPDFになるのか
スキャナーや複合機は、紙を「写真」として読み取ります。見た目は文字でも、パソコンにとっては点の集まりの画像なので、文字として検索したりコピーしたりできません。ここで必要になるのがOCRです。
- OCRとは：画像の中の文字を読み取って、文字データに変える機能のことです。OCRをかけたPDFは、見た目はスキャン画像のまま、裏側に文字データが重なった「検索できるPDF」になります。
- OCRがかからない理由：複合機やスキャンソフトにOCR機能があっても、初期設定でオフになっていることがよくあります。また、OCRは複合機ではなく、パソコン側のソフトで行う機種もあります。
- 重くなる理由：解像度（どれだけ細かく読み取るかの数値。dpiという単位）を高くするほど、カラーで読み取るほど、ファイルは大きくなります。600dpi・カラーで読み取ると、文字だけの書類でも重くなりがちです。
なお、手書きの文字やかすれた文字、表の細かい罫線の中の文字は、OCRでも読み取りにくいことがあります。
まず自分で試せること
- まず、スキャンしたPDFを開いて文字をなぞってみる。選択できなければ画像だけのPDF、選択できるのに検索で見つからなければOCRの読み取り精度の問題、と切り分けられます
- 複合機の操作パネルやスキャン用ソフトの設定で、ファイル形式に「検索可能なPDF」「OCR」「テキスト付きPDF」といった項目がないか探す。名前は機種ごとに違うので、機種名と「OCR」で取扱説明書を検索すると見つかりやすいです
- 同じ画面で、読み取りの解像度を300dpi前後に、色を「白黒」または「グレー」にする。カラーの印鑑や図が必要な書類だけカラーにすると、全体を軽くできます
- 手元にMicrosoft Wordがある場合、スキャンしたPDFをWordで開くと、文字を読み取って編集できる文書に変換されます。レイアウトは崩れることがありますが、文章を拾いたいときに便利です
- iPhoneやAndroidのカメラで撮った書類なら、画面の文字を長押しで選択できる機能（iPhoneの「テキスト認識表示」など）や、メモ・ファイル系アプリの書類スキャン機能を使うと、文字を拾いやすくなります
- すでに重いPDFは、使っているPDFソフトに「ファイルサイズを縮小」「最適化」の機能があれば試す。無料のWebサービスを使う場合は、契約書や個人情報を含む書類はアップロードしないのが安全です
自分でやると難しいところ
「OCRをかければいい」という答えは、ネットでもChatGPTでも出てきます。ただ、それはあなたの複合機もパソコンのソフトも見ていない一般論です。実際には、OCR機能がどのメニューの奥にあるのか、パソコン側にどのソフトを入れる必要があるのかは機種ごとにバラバラで、そこで止まってしまう方がほとんどです。
また、過去にスキャンした大量のPDFをまとめてOCRにかけたい、社内のスキャン設定をそろえたい、となると、ソフト選びや作業の順番も含めて考える必要があります。
それでも解決しないときは、送るだけ
- 送る：検索できない・重いPDF（中身が気になる場合は社外秘でない見本1枚でもOK）と、複合機やスキャナーの機種名、使っているPDFソフト
- 任せる：担当スタッフが今のスキャン設定と手元のソフトを確認し、OCRのかけ方と、軽くするための設定をご案内します
- 解決：社名や日付で検索でき、メールでも送りやすいサイズのPDFが作れる状態になります
よくあるケース
例えば「スキャンした書類を検索しても何も出てこない」という相談はよくあります。多くは、複合機の保存形式が普通のPDFのままで、OCR付きのPDFを選ぶ設定がオフになっていたことが原因です。保存形式を切り替え、解像度を300dpi・白黒に変えると、検索できるうえにファイルサイズも数分の一になります。
料金
この内容は相談プラン（月額5,000円・税込5,500円）の範囲内です。チャットで何度でも聞けて、初月は無料。いつでも解約できます。
料金プランを見るよくある質問
- 無料でOCRをかける方法はありますか？
- 複合機やスキャナーに付属するソフト、手元のWord、スマホの文字認識機能など、追加費用なしで使えるものがあります。どれが使えるかは環境によるので、機種名を教えていただければ確認します。
- 手書きの書類もOCRで検索できるようになりますか？
- 手書きは読み取り精度が下がりやすく、検索で見つからないことがあります。ファイル名に日付や取引先名を入れて保存するなど、探しやすくする工夫を組み合わせるのがおすすめです。
- 解像度を下げると、文字が読みにくくなりませんか？
- 一般的な書類なら300dpi前後で十分読めます。細かい文字の多い図面などは、高めにしたほうがよい場合もあります。
- 電子帳簿保存法のためにスキャンする場合も同じでいいですか？
- スキャン保存には解像度などの決まりがあるため、税理士・専門家に確認のうえで設定しましょう。設定方法のご相談はお受けします。